記錄報告的設(shè)計和意義

更新時間：2024-09-04

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記錄的充分性和必要性：

記錄作為基礎(chǔ)性和依據(jù)性文件，應(yīng)盡可能全面地反映產(chǎn)品質(zhì)量形成的過程和結(jié)果以及質(zhì)量管理體系的運行狀態(tài)和結(jié)果。為此，組織既要從總體上評價記錄的充分性，力求使原始記錄完整，同時，又要對每一記錄的必要性進行逐一評審和取舍，要注意并非記錄越多越好，正確的做法是只選擇那些必要的原始數(shù)據(jù)作為記錄。

記錄的真實性和準(zhǔn)確性：

真實準(zhǔn)確的記載質(zhì)量信息，才能為有效地運行組織的質(zhì)量管理體系并實現(xiàn)持續(xù)改進提供可靠的依據(jù)，因此，在確定記錄的格式和內(nèi)容的同時，應(yīng)考慮使用者填寫方便并保證能夠在現(xiàn)有條件下準(zhǔn)確地獲取所需的質(zhì)量信息。填寫記錄應(yīng)實事求是、嚴(yán)肅認(rèn)真。

記錄的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化：

應(yīng)盡量采用國際、國內(nèi)或行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，參考先進組織的成功經(jīng)驗以使記錄更加規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，在建立質(zhì)量管理體系過程中，應(yīng)當(dāng)對現(xiàn)行的進行清理，廢立多余的記錄，修改不適用的記錄，沿用有價值的并增補必需的，應(yīng)使用適當(dāng)?shù)谋砀窕驁D表格式加以規(guī)定，按要求統(tǒng)一編號，使各項活動的記錄更加系統(tǒng)和協(xié)調(diào)，實現(xiàn)記錄的標(biāo)準(zhǔn)化管理。對于同一種活動的記錄格式應(yīng)當(dāng)是固定的，不能隨意變更，造成混亂，即使需要修改，也應(yīng)規(guī)定一個統(tǒng)一的時間開始使用新表格。

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